As matrículas são essenciais para o crescimento e a sustentabilidade de qualquer instituição de ensino, mas conquistar novos alunos é um desafio complexo. Nesse cenário, entra o processo comercial.
Você sabe qual é a sua taxa de conversão de leads (clientes em potencial) em matrículas hoje?
Já imaginou como seria se você conseguisse dobrar essa sua taxa de conversão?
Claro que dobrar a taxa de conversão e captar mais alunos seria maravilhoso, então vamos entender como você pode fazer isso, sem precisar investir em mais nada, apenas melhorando o seu atendimento, e tirando o máximo de aproveitamento de cada contato que chega até você, criando um Processo Comercial Eficaz.
O processo de fechamento de matrículas em instituições de ensino desempenha um papel fundamental na captação de novos alunos. Ele é o caminho que leva um potencial aluno do primeiro contato até a decisão de se matricular. Para que essa jornada seja bem-sucedida, é crucial que esteja muito bem estruturada.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes o passo a passo de um processo comercial voltado para instituições de ensino. Discutiremos estratégias para atrair potenciais alunos e, mais importante, converter esses leads em matrículas. A cada tópico, você descobrirá como definir etapas de atendimento, qualificar leads, preparar sua equipe de vendas para a oferta, como criar ofertas personalizadas e a importância do acompanhamento (follow-up) após a oferta.
À medida que avançamos neste artigo, você verá que ter um processo comercial bem estruturado pode fazer toda a diferença na captação de matrículas para sua instituição.
Preparado para explorar o caminho do sucesso na captação de alunos? Vamos começar!
Definição das Etapas de Atendimento do Lead
Ter um processo comercial bem-sucedido começa com a definição clara das etapas de atendimento do lead. Essas etapas são como os alicerces de uma estrutura sólida, proporcionando um guia com um passo a passo simples, claro e objetivo para a equipe de atendimento, desde o primeiro contato até o fechamento da matrícula.
Vale lembrar que você não precisa necessariamente ter uma equipe comercial dedicada, basta que as pessoas designadas para a tarefa de atendimento conheçam o processo comercial e sigam as instruções corretamente.
Aqui, vamos explorar a importância de ter essas etapas bem definidas e o que cada uma delas envolve:
1. Abordagem Inicial: A primeira etapa é a abordagem inicial, o ponto de partida para qualquer relacionamento com um lead em potencial. Isso pode ocorrer por meio de uma ligação, um e-mail ou uma visita presencial. O objetivo aqui é criar uma primeira impressão positiva, estabelecer rapport e capturar o interesse do lead.
2. Coleta de Informações: Uma vez estabelecido o contato inicial, é fundamental coletar informações sobre o lead. Quais são seus interesses, necessidades, desafios e objetivos educacionais? Quanto mais informações você reunir, melhor poderá personalizar a oferta.
3. Qualificação: Nem todos os leads são iguais, e é nessa etapa que a qualificação se torna crucial. Avaliar o comprometimento e o potencial de conversão de cada lead é essencial. Isso envolve determinar se o lead está realmente interessado em matricular-se e se ele atende aos critérios da instituição de ensino.
4. Preparação para a Oferta: Com um lead qualificado em mãos, é hora de se preparar para a oferta. Isso inclui o desenvolvimento de materiais de apoio, como informativos, apresentações personalizadas e respostas a perguntas comuns que os leads possam ter.
Ao entender cada uma dessas etapas e sua importância no processo de matrícula, você está se preparando para o sucesso. Mas lembre-se, a definição das etapas é apenas o primeiro passo. O próximo tópico explorará a qualificação dos leads, destacando como identificar leads verdadeiramente interessados em sua instituição de ensino. Continue lendo para descobrir como tornar seu processo de atendimento ao lead ainda mais eficaz.
Qualificação dos Leads
Você já estabeleceu as etapas iniciais do seu processo de atendimento a leads, e agora é o momento de aprofundar-se na qualificação. Qualificar leads significa distinguir entre leads promissores e aqueles que podem não estar tão comprometidos com a ideia de se matricular em sua instituição de ensino. Aqui, vamos discutir estratégias de qualificação para ajudá-lo a identificar os leads que têm maior probabilidade de se tornarem alunos:
Questionário de Interesse
Ao coletar informações sobre os leads, crie um questionário que inclua perguntas específicas sobre seus interesses, como áreas de estudo, atividades extracurriculares ou objetivos educacionais. Com base nas respostas, você pode identificar quais leads estão mais alinhados com a oferta da instituição.
Comportamento e comprometimento do lead
Salve os registros de todas as interações com os leads, incluindo datas, se ele atende suas ligações, se responde as mensagens no WhatsApp e o quão interessado eles se mostram em conhecer a sua instituição quando você fala com ele. Isso vai ajudar a identificar o comprometimento ao longo do tempo.
Monitore também o comportamento online dos leads em seu site ou redes sociais. Quais páginas eles visitam? Que tipos de conteúdo acessam? Isso pode fornecer insights sobre suas áreas de interesse.
Outro ponto interessante é manter contato regular com os leads por meio de newsletters ou atualizações educacionais. Os leads que abrem e interagem com essas comunicações demonstram maior comprometimento.
A compreensão do nível de comprometimento pode ajudar a priorizar os leads mais engajados.
Pontuação de Leads
Desenvolva um sistema de pontuação para classificar os leads com base em seu comprometimento. Cada interação com um lead pode ganhar ou perder pontos. Por exemplo, uma visita à instituição ou a participação em um evento informativo pode resultar em mais pontos.
Se um lead foi indicado por um aluno atual, isso pode ser um indicativo de comprometimento, já que as indicações geralmente ocorrem entre amigos ou familiares, e isso pode ser também um critério de pontuação.
Entrevistas de Qualificação
Realize entrevistas com os leads para avaliar seu comprometimento e suas intenções. Isso pode ser feito pessoalmente ou por telefone. Faça perguntas abertas para entender suas motivações e expectativas em relação à instituição.
Em alguns casos, a avaliação da capacidade financeira do lead é importante. Você pode solicitar informações sobre a capacidade de pagamento das mensalidades escolares. Mas faça isso de forma sutil, perguntando qual o valor de investimento que seria confortável para ele hoje.
Feedback de Visitas à Escola
Se os leads visitarem a instituição, peça feedback após a visita. O que mais os atraiu? Que perguntas eles têm? Isso não apenas ajuda na qualificação, mas também fornece informações valiosas para adaptar a oferta.
Se a instituição participar de eventos ou feiras educacionais, colete feedback dos leads que interagiram com sua equipe. Isso pode ajudar a identificar quem está mais comprometido.
Lembre-se de que a combinação de várias dessas estratégias pode ser a mais eficaz. Além disso, ajuste suas estratégias de qualificação com base nas especificidades da instituição e de seu público-alvo. O objetivo é identificar os leads mais promissores e direcionar seus esforços de forma mais eficaz.
Definindo Critérios de Qualificação
É útil estabelecer critérios de qualificação específicos para sua instituição. Quais são os atributos que um lead deve atender para ser considerado qualificado? Isso pode variar de acordo com as metas e valores da escola.
A qualificação eficaz dos leads é uma etapa crítica em seu processo de matrícula. Ao identificar os leads que estão mais alinhados com sua instituição e mais propensos a se matricular, você economiza tempo e recursos valiosos, concentrando seus esforços nos leads que realmente importam.
No próximo tópico, continuaremos nossa jornada pelo processo de fechamento de matrículas, abordando a preparação para a oferta, um passo importante no caminho para o sucesso.
Preparação para a Oferta
Agora que você aprendeu a definir etapas de atendimento para seus leads e a qualificá-los de maneira eficaz, é hora de se preparar para a oferta. Essa é uma etapa crucial no processo de fechamento de matrículas, e pode ser o ponto de virada para conquistar novos alunos. Vamos explorar como você pode garantir que sua equipe esteja bem preparada para fazer ofertas convincentes:
Conheça Seu Produto e Serviço
Sim, o óbvio precisa ser dito, portanto, antes de tudo, sua equipe deve ter um conhecimento profundo sobre os cursos, serviços e benefícios oferecidos pela instituição de ensino. Eles precisam entender o que torna sua escola única e por que os alunos devem escolhê-la.
Isso vai proporcionar que eles tenham argumentos na ponta da língua para serem usados na argumentação com o cliente e nos pontos a serem destacados na apresentação da oferta.
Crie Materiais de Apoio Eficazes
A preparação não se resume apenas ao conhecimento. A criação de materiais de apoio eficazes, como folhetos informativos, apresentações em slides e casos de sucesso, pode ser fundamental para a oferta. Esses materiais podem ajudar sua equipe a comunicar os benefícios da escola de forma mais clara e convincente.
Treine em Habilidades de Comunicação
Como foi dito anteriormente, os atendentes não precisam ser vendedores profissionais, mas ainda assim a habilidade de comunicação desempenha um papel vital na preparação para a oferta. Sua equipe precisa saber como se comunicar com eficácia, entender as necessidades do lead e apresentar a oferta de maneira envolvente.
Isso envolve ser educado, ter interesse genuíno pelas necessidades do lead, falar sempre a verdade, manter a comunicação leve, sem exageros na formalidade ou informalidade. Cada pessoa se comporta de maneira diferente, então, tem lead que vai permitir uma conversa mais descontraída e outros serão mais sérios e centrados. Siga o padrão do lead sem alterar a sua própria essência.
Personalize a Abordagem
Cada lead é único, e sua equipe deve ser capaz de personalizar a oferta com base nas necessidades e interesses específicos de cada lead. A personalização cria uma conexão mais forte e aumenta as chances de sucesso.
Pratique a Abordagem
A prática é a chave para o sucesso. Realize simulações de situações de oferta, fornecendo feedback construtivo à equipe. Isso os ajudará a ganhar confiança e aperfeiçoar suas habilidades.
Você pode fazer alguns atendimentos ao vivo, e depois analisar com a equipe os pontos positivos e a melhorar no atendimento. Esse processo deve ser leve para a equipe, não cobre um atendimento perfeito, o mais importante é o aprendizado e o ganho que todos terão com esses processos.
Lembre-se, uma oferta bem preparada pode fazer toda a diferença. Quando sua equipe está bem informada, habilidosa e preparada para oferecer valor aos leads, as chances de conversão aumentam significativamente.
No próximo tópico, exploraremos a arte da oferta em si, onde você aprenderá a fazer ofertas eficazes que conquistarão matrículas.
Fazendo a Oferta em Si
Chegamos a um dos momentos cruciais no processo de fechamento de matrículas – a oferta em si. Esta etapa é onde sua equipe transforma todo o trabalho de qualificação e preparação em uma proposta convincente para os leads. A oferta deve ser estratégica, personalizada e capaz de atender às necessidades específicas de cada lead. Vamos mergulhar na arte da oferta:
Personalização é a Chave
Cada lead é único, e sua oferta deve refletir isso. Baseie sua oferta nas informações que você coletou durante a qualificação. Se um lead expressou interesse nas atividades extracurriculares da escola, destaque como isso pode enriquecer a experiência educacional do aluno.
Destaque os Benefícios
Ao fazer uma oferta, concentre-se nos benefícios que a escola oferece. Não basta listar características; explique como essas características impactarão a vida do aluno. Se sua escola oferece turmas menores, por exemplo, explique como isso resulta em uma atenção mais personalizada.
Crie Senso de Urgência
As pessoas são mais propensas a tomar uma decisão quando sentem que estão perdendo algo. Portanto, crie um senso de urgência. Você pode destacar ofertas temporárias, como descontos para matrículas feitas até uma determinada data, para incentivar os leads a agir rapidamente.
Mas não fique preso apenas aos valores, muitas instituições não oferecem descontos, mas dão bônus extras, como uniforme, apostilas, cursos extras, ou até mesmo parcerias com outras instituições que podem ser interessantes para o aluno, como academias, programas de estágio e emprego, qualificação técnica, entre outros.
Mostre Provas Sociais
As provas sociais, como depoimentos de alunos satisfeitos ou estatísticas de sucesso, podem reforçar a confiança dos leads em sua escola. Mostre exemplos de sucesso passado para demonstrar que sua instituição entrega o que promete.
Você pode incluir depoimentos de ex alunos na sua apresentação, usar mostrar vídeos, ou até mesmo dados com números de alunos que passaram em determinado vestibular ou concurso, que conseguiram determinados empregos.
Isso pode variar muito de acordo com cada instituição, mas com certeza a sua tem algo para apresentar.
Aborde as Objeções com Cuidado
Nem todos os leads dirão “sim” imediatamente. Esteja preparado para lidar com objeções de forma proativa e positiva. Mostre empatia e ofereça soluções para superar as preocupações dos leads.
Neste estágio, sua equipe deve estar bem treinada para criar ofertas que ressoem com os leads e os incentivem a dar o próximo passo. Continue lendo para aprofundar seu conhecimento no próximo tópico, onde discutiremos a importância do follow-up no processo de fechamento de matrículas.
Follow-up – A Jornada de Acompanhamento dos Leads
O processo de fechamento de matrículas não termina na oferta. O follow-up desempenha um papel crítico em transformar leads interessados em matrículas concretas. É nessa etapa que sua equipe demonstra o compromisso em atender às necessidades dos leads e os guia na jornada para se tornarem alunos da sua instituição.
Segundo uma pesquisa feita pela Hubspot 80% das vendas precisam de no mínimo 5 follow-ups para serem concretizadas. Então, vale a pena investir no acompanhamento após a oferta, afinal, você não vai querer perder 80% das vendas por negligenciar essa etapa tão importante.
A Arte do Acompanhamento
Após a apresentação da oferta, é crucial manter a comunicação. Isso pode ser feito por meio de ligações telefônicas, e-mails ou mensagens de texto, dependendo das preferências do lead. Mantenha o contato amigável e informativo.
Pode ser interessante você marcar o dia e hora para retornar para o lead e qual o meio de contato de sua preferência. Isso evita que o atendimento se torne chato e insistente. A cada novo contato, faça um novo agendamento, mantendo o lead sempre no controle de quando e como ele será contactado.
Envolva-se nas Dúvidas
É comum que os leads tenham dúvidas e preocupações após a oferta. Esteja disponível para responder a todas as perguntas de maneira esclarecedora e tranquilizadora. Mostre-se disposto a ajudá-los a tomar uma decisão informada.
Ofereça também a oportunidade de se reunir com você presencialmente ou em uma chamada de vídeo para maiores esclarecimentos. O lead pode depender de outra pessoa para tomar a sua decisão, nesse caso, você pode pedir que ele convide essa pessoa para estar presente no próximo encontro.
Ofereça Conteúdo Adicional
Envie informações complementares sobre a escola, programas acadêmicos, depoimentos de alunos ou qualquer outro conteúdo que possa reforçar a decisão do lead.
Você pode fazer isso por e-mail ou enviar por WhatsApp. Essa pode ser uma boa desculpa para entrar em contato novamente. Você dizer algo como: “lembrei desse material, que acho que vai te ajudar com sua avaliação da nossa escola”.
Personalize a Abordagem
Lembre-se do que já foi dito acima, que cada lead é diferente. Adapte sua abordagem de follow-up com base nas necessidades e interesses específicos de cada um. O follow-up personalizado pode fazer toda a diferença.
Saiba Quando Desistir
Lembre-se de que você tem outros leads para atender e dar atenção, então não vai conseguir fazer o follow-up para sempre. Determine o prazo para acompanhar o lead, ou o número de tentativas. Aviso ao lead quando fizer a sua última tentativa e oriente que ele te procure quando precisar, caso tenha dúvidas ou esteja mais seguro sobre sua decisão.
Ao concluir o processo de follow-up com sucesso, um lead qualificado deve estar pronto para se matricular na instituição. No entanto, lembre-se de que o follow-up não deve ser considerado como um último esforço; ele deve ser uma prática constante ao longo de todo o processo de aquisição de matrículas.
Para os leads que não fecharem matrículas, determine um retorno do contato futuro. A depender do seu modelo de ensino, pode retornar depois de 6 meses ou um ano, para saber se ele ainda tem interesse, ou se gostaria de ingressar na próxima, por exemplo.
O Caminho para o Sucesso na Captação de Matrículas
Chegamos ao fim dessa jornada pelos elementos essenciais de um processo comercial eficaz voltado para instituições de ensino. Ao longo deste artigo, exploramos como converter seus leads em matrículas sólidas.
Você aprendeu a importância de ter etapas bem definidas no atendimento ao lead, a qualificação dos leads, a preparação para a oferta, a própria oferta e, finalmente, o follow-up.
Cada um desses elementos desempenha um papel crítico na captação de matrículas, e sua implementação cuidadosa pode fazer toda a diferença.
Lembrando que o fechamento frequentemente acontece presencialmente, adaptar essas etapas para o ambiente físico é essencial. No entanto, também enfatizamos a importância de usar a tecnologia como um aliado nesse processo, tornando-o mais eficaz e eficiente.
A mensagem central é clara: um processo de matrículas bem estruturado é o alicerce do sucesso na captação de alunos. Não se trata apenas de ter bons vendedores, mas de ter um método sólido e preparar a equipe para segui-lo. E, após a implementação, o acompanhamento constante é a chave para manter a taxa de matrículas crescendo.
À medida que você trabalha para aprimorar seu processo de matrículas, lembre-se de que ele é uma jornada contínua. Mantenha-se aberto a ajustes e melhorias, envolva sua equipe no processo e continue inovando.
Com um processo comercial bem estruturado, sua instituição de ensino estará bem encaminhada para alcançar o sucesso na captação de matrículas. Continue a aprimorar suas práticas e, antes que perceba, verá um aumento significativo nas inscrições dos alunos.
Aproveite essa jornada e lembre-se de que estamos aqui para apoiá-lo em cada etapa do caminho. Juntos, podemos alcançar resultados surpreendentes na captação de matrículas.
